MailPress - E-Mail als PDF für Gmail speichern

E-Mails per Klick als PDF speichern: durchsuchbarer Text, ganze Konversationen, Stapel-ZIP, Bates-Nummerierung. Alles lokal.

MailPress fügt direkt in Gmail eine Schaltfläche „Als PDF speichern“ ein. Ein Klick verwandelt die E-Mail, die Sie gerade lesen, in ein sauberes, durchsuchbares PDF in Archivqualität auf Ihrer Festplatte – korrekt formatiert, sinnvoll benannt, bereit zum Ablegen, Teilen oder Drucken. Kein Druckdialog, keine Pop-up-Fenster, keine Konfiguration. ━━━ WAS ES TUT ━━━ Öffnen Sie eine beliebige E-Mail in Gmail, und Sie sehen daneben eine MailPress-Schaltfläche. Ein Klick, und wenige Sekunden später haben Sie ein echtes PDF: • Echter Text statt Screenshot – jedes Wort lässt sich markieren und durchsuchen, Links bleiben anklickbar, und die Datei druckt in jeder Größe gestochen scharf. • Sauberes Layout – die Nachricht wird für Papier neu gesetzt. Keine Gmail-Seitenleisten, Symbolleisten, Werbung oder abgeschnittenen Ränder in Ihrem Dokument. Absender, Empfänger, Datum, Betreff und eine Liste der Anhänge erscheinen als ordentlicher Dokumentkopf. • Ein Dateiname, der Sinn ergibt – standardmäßig „2026-07-18 - Jane Doe - Invoice #123.pdf“. Frei anpassbar mit den Platzhaltern {date}, {sender}, {subject} und {counter}, mit Live-Vorschau beim Tippen. • Gespeichert, wo Sie wollen – lokal herunterladen, in Ihr eigenes Google Drive hochladen (in einen beliebigen Ordner Ihrer Wahl) oder beides. • Archivmodus (PDF/A-2b) – ein Schalter, und jeder Export entspricht ISO 19005-2 Level B, dem Langzeitarchivformat, das Archive, Gerichte und Aufbewahrungsrichtlinien verlangen. Die Ausgabe wird gegen veraPDF validiert; lässt sich eine Datei nicht korrekt konform erzeugen, bricht der Export mit einer klaren Meldung ab. Sie erhalten nie ein PDF, das fälschlich als PDF/A ausgewiesen ist. • Bates-Nummerierung – ein Präfix plus fortlaufende Nummer, gestempelt in die untere rechte Ecke jeder Seite: „SMITH000123“. Auffüllung auf 4, 6 oder 8 Stellen. Der Zähler läuft über einzelne Exporte, über Konversationen und über einen ganzen Stapel hinweg weiter, sodass eine Produktion von der ersten bis zur letzten Seite lückenlos bleibt. Nummern werden reserviert, bevor irgendetwas gestempelt wird – ein abgebrochener Export kann also eine Lücke hinterlassen, aber nie eine Dublette. Und Sie können die nächste Nummer jederzeit von Hand setzen, wenn ein neues Mandat beginnt. • Seitenzahlen – „Page 3 of 12“, zentriert in der Fußzeile, bei jedem Export. • Eigene Fußzeile – Text unten links, zusammengesetzt aus Platzhaltern: {page}, {pages}, {date}, {sender}, {subject}, {bates}. Nutzen Sie sie für einen Fallnamen, ein Aktenzeichen, „Vertraulich – Anwaltliche Arbeitsunterlage“ oder ein Mandantenkürzel. Die Live-Vorschau aktualisiert sich beim Tippen. Mehr als eine E-Mail nötig? • Konversations-Export – speichern Sie eine ganze Konversation als ein chronologisches PDF, jede Nachricht in der richtigen Reihenfolge. • Stapel-Export – wählen Sie mehrere E-Mails im Posteingang aus und exportieren Sie alle auf einmal, geliefert als sauberes ZIP. Die Zusammenfassung nennt Ihnen genau, was geschrieben wurde – einschließlich des verbrauchten Bates-Bereichs. Die Ausgabe bleibt unter Ihrer Kontrolle: A4 oder Letter (oder automatisch, passend zu Ihrer Region), Hoch- oder Querformat, normale oder kompakte Ränder sowie die Option, zitierte Antwortverläufe zu entfernen, damit das PDF nur die Nachricht enthält, auf die es ankommt. ━━━ WARUM INSTALLIEREN ━━━ Weil die Alternativen keine Dokumente liefern, die als Nachweis taugen. Gmails eingebauter Druck packt Bedienoberfläche in Ihr Dokument und zwingt Sie jedes einzelne Mal in einen Druckdialog. Screenshots sind unscharf, nicht durchsuchbar und als Beweismittel wertlos. Web-Dienste für E-Mail-zu-PDF verlangen, dass Sie private Post an den Server eines Dritten weiterleiten. MailPress löst alle drei Probleme: 1. Es ist sofort da. Ein Klick, keine Dialoge, keine neuen Tabs. Der Fortschritt erscheint direkt auf der Schaltfläche – rendern, speichern, fertig. 2. Es ist ein echtes Dokument. Durchsuchbarer Text, sauberer Satz, optionale PDF/A-2b-Konformität und Bates-Stempel sorgen dafür, dass das PDF als Nachweis standhält: in einer Beweismittelvorlage, als Gerichtsexemplar, in einer Spesenabrechnung, bei einem Garantiefall, in einer Prüfungsakte. 3. Es ist von Grund auf privat. Die gesamte Verarbeitung läuft lokal in Ihrem Browser – einschließlich Seitenzahlen, Bates-Stempeln und Archivkonvertierung. Ihre E-Mail-Inhalte werden nie an unsere Server gesendet; niemand bei MailPress kann Ihre Post lesen. Der einzige Upload, der je stattfindet, ist der, den Sie ausdrücklich einschalten – in Ihr eigenes Google Drive. Wenn Sie regelmäßig E-Mails sichern – Belege, Verträge, Bestätigungen, Mandantenkorrespondenz, Personalunterlagen, Fallakten –, nimmt MailPress Ihnen dauerhaft eine kleine tägliche Reibung ab. Und wenn Sie es nur gelegentlich brauchen, ist es der Unterschied zwischen „sauberes PDF in fünf Sekunden“ und „schon wieder mit dem Druckdialog ringen“. ━━━ WER ES NUTZT ━━━ • Prozessanwältinnen und Anwaltsfachangestellte, die Anlagen und Beweismittelvorlagen zusammenstellen – fortlaufende Bates-Nummern über Dokumente hinweg, PDF/A-2b-Dateien, vollständige Konversationen. • Finanz-, Personal- und Verwaltungsteams, die Korrespondenz als Nachweis aufbewahren – einheitliche Dateinamen, gedruckte Anhangslisten, Stapel-Export zum Monatsende. • Compliance- und Records-Verantwortliche, die ein archivtaugliches Format brauchen statt eines Screenshots. • Privatpersonen, die Belege, Garantien, Buchungen, Arztbriefe sowie Visa- und Finanzierungsunterlagen archivieren – ein Klick, keine Einrichtung. • Alle, die eine E-Mail als sauberes, druckbares Dokument an jemanden außerhalb der Konversation weitergeben. ━━━ DATENSCHUTZ ━━━ • E-Mail-Inhalte werden vollständig in Ihrem Browser verarbeitet und nie an unsere Server gesendet. • Die Anmeldung dient ausschließlich dazu, Ihr Export-Kontingent und Ihr Abonnement zu verwalten. • Der Zugriff auf Google Drive ist optional und strikt auf Dateien beschränkt, die MailPress selbst erstellt (Scope drive.file) – den Rest Ihres Drive können wir nie sehen. • MailPress läuft ausschließlich auf mail.google.com. ━━━ SUPPORT ━━━ Fragen oder einen Fehler gefunden? Schreiben Sie an support@pixture.dev – Fehlermeldungen, die zu einer Behebung führen, bringen Ihnen einen Gratismonat Pro. Installieren Sie MailPress und machen Sie aus Ihrer nächsten E-Mail ein Dokument, das es wert ist, aufbewahrt zu werden.